비서 역할, 인공지능에게 시킬 때 가능과 한계

 

 
 
 
비서는 조직이나 개인이 목표를 더 효율적으로 달성할 수 있도록 지원하는 역할을 수행하는 전문직입니다. 비서의 핵심적인 역할은 다음과 같이 요약할 수 있습니다.



일정 관리 및 스케줄 조정:
상사나 팀원의 일정표를 관리하고, 회의 및 약속 시간을 조율하는 등의 업무를 담당합니다. 이를 통해 시간 낭비를 최소화하고 중요한 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성합니다.



문서 및 정보 관리:
보고서, 이메일, 기획안, 프레젠테이션 자료 등 다양한 문서를 정리, 보관, 배포합니다. 필요할 때 신속하게 적합한 정보를 찾아 제시하는 능력이 요구됩니다.



의사소통 및 커뮤니케이션 지원:
내부 직원, 외부 고객, 파트너사 등 다양한 이해관계자들과의 커뮤니케이션을 원활히 하는 역할을 합니다. 전화, 이메일 응대, 회의록 작성, 회의 준비 및 진행 보조 등을 통해 조직의 메시지를 명확하게 전달하고 의견을 조율합니다.



업무 효율성 향상 및 보조 지원:
상사가 핵심 업무에 집중할 수 있도록 우선순위가 낮은 잡무나 행정 업무를 처리합니다. 자료 검색, 출장 준비, 경비 처리 등 세부적인 지원을 통해 상사의 업무 효율과 조직 전체의 생산성을 높입니다.



비밀 유지 및 신뢰 형성:
비서는 민감한 정보나 내부 전략 등을 접할 수 있으므로, 이를 철저히 관리하고 외부로 누출되지 않도록 비밀을 유지하는 것이 중요합니다. 이를 통해 상사의 신뢰를 얻고 조직의 안전한 정보 관리 체계를 지원합니다.




종합적으로, 비서는 상사의 ‘오른팔’로서 시간을 절약하고 업무 부담을 덜어주는 동시에, 정확하고 효율적인 정보 관리 및 의사소통을 통해 조직 운영을 원활하게 만드는 조력자 역할을 수행합니다.
 
이런 역할을 인공지능에게 시킬 수 있는 경험을 키워야 하겠습니다.
 
 
 
 
 
좀 더 구체적으로 이런 비서 역할을 인공지능에게 적용한다면 어떻게 될까요?
 
 

ChatGPT는 완전한 의미에서 인간 비서와 동일한 역할을 모두 수행하기는 어렵지만, 특정한 측면에서는 비서의 역할을 어느 정도 대체하거나 보조할 수 있습니다. 다만, 실제 환경에서의 일정 조율이나 실물 문서 정리, 대면 커뮤니케이션 등 물리적·현실적 업무는 챗봇의 한계로 직접 수행할 수 없습니다. 그럼에도 불구하고, 다음과 같은 방식으로 ChatGPT를 비서처럼 활용할 수 있습니다.



정보 정리 및 자료 검색:
필요한 정보나 개념을 정리하거나, 특정 주제에 대한 자료를 개략적으로 수집·요약할 때 도움을 받을 수 있습니다. 예를 들어, “다음 회의 주제에 대한 시장 동향 정리해 줘” 혹은 “이 기술과 관련된 주요 경쟁사 특징 알려줘” 같은 요청이 가능합니다.



문서 초안 작성:
보고서나 이메일 초안, 기획안 개요 등을 작성할 때 ChatGPT에게 초안을 부탁한 뒤, 이를 사용자가 수정·보완할 수 있습니다. “인사팀에 보낼 공지 메일 초안 작성해줘”와 같이 요청할 수 있습니다.



스케줄 관리 제안:
정확한 캘린더 접근 권한이나 알림 기능은 없지만, 가상의 시나리오를 제시해주면, 효율적인 일정 관리 방법이나 스케줄 구성 아이디어를 제안해 줄 수 있습니다. “오전 9시부터 오후 6시 사이에 3시간짜리 회의와 2시간 업무 시간, 30분 휴식 시간을 효율적으로 배치하는 방법을 알려줘” 등의 형태로 도움을 받을 수 있습니다.



아이디어 브레인스토밍:
특정 프로젝트나 문제 해결을 위한 아이디어를 함께 고민하고, 다양한 대안을 제시받을 수 있습니다. “마케팅 전략 아이디어를 5가지 제안해 줘”라고 하면, ChatGPT는 여러 가지 관점에서 제안을 해줄 수 있습니다.



커뮤니케이션 지원(초안 작성):
내부 직원에게 보낼 메일 초안, 외부 파트너에게 제안서 개요, 회의록 작성 가이드라인 등 커뮤니케이션 자료 작성 초안을 받으면, 이를 바탕으로 실제 문서를 정리할 수 있습니다.




한계점:

ChatGPT는 실시간 일정 관리 및 실제 캘린더 동기화가 불가능하고, 이메일 발송이나 파일 첨부와 같은 실제 행위는 하지 못합니다.

사람과 직접 대면하거나, 물리적 업무(문서 정리, 사무실 관리 등)를 수행할 수 없습니다.

실시간 데이터를 기반으로 한 최신 정보 제공, 특정 계정에 로그인해 작업하기 등은 불가능합니다(기능적으로 제한됨).



정리하자면, ChatGPT는 비서의 일부 기능—정보 수집, 문서 초안 작성, 아이디어 제안, 일정 관리 아이디어 제공 등—을 언어적·지적 측면에서 지원하는 ‘가상 조력자’로 활용할 수 있습니다. 이를 통해 일부 업무 효율성을 높이는 것은 가능하지만, 현실 세계에서 인간 비서가 담당하는 물리적·행정적 업무까지 모두 대체할 수는 없습니다.